Adoptieplan 'Digivaardig in de zorg'
We begeleiden uw medewerkers van A tot Z bij de overstap op nieuwe ICT
✔ Creëer draagvlak en begrip voor verandering
✔ Laat de voordelen ervaren
✔ Versnel de digitalisering van het werkproces
✔ Vergroot de digitale vaardigheden zorgmedewerkers
✔ Breng de Digi-starters in kaart en verlaag de digistress
Adoptie maakt van zorgprofessionals digivaardige en enthousiaste ICT-gebruikers
Organisaties die besluiten om hun ICT uit te besteden of te transformeren, lopen er al snel tegenaan dat hun zorgprofessionals vastlopen in de nieuwe werkomgeving. Het is goed om als organisatie er bewust van te zijn dat een deel van de zorgmedewerkers digi-starter zijn of de veranderingen op ICT gebied niet fijn vinden.
Voor een succesvolle overstap is het daarom essentieel om al vanaf het begin goed naar hen te luisteren en hen goed te helpen en te begeleiden, zodat ze het weer leuk vinden om hiermee te werken. En met het begin bedoelen we niet het moment waarop de nieuwe technologie voor hen beschikbaar is, maar het moment waarop de organisatie begint na te denken over de toekomstige situatie. Daarbij draait het dus net zo goed om het menselijke aspect als om de technologie.
Hybride werken maakt je als organisatie flexibel, wendbaar en klaar voor de toekomst. Maar dat werkt alleen als de mensen er zelf ook klaar voor zijn. Met ons adoptieplan ‘Digivaardig in de Zorg’ bereiden we zorgprofessionals voor op deze hybride wereld en blijven we hen begeleiden totdat Zorg en IT in harmonie samenleven op de werkvloer. De gescheiden werelden van IT en zorgprofessionals (en hun patiënten/cliënten) moeten één wereld worden.
Waarom adoptie?
Adoptie vergroot de acceptatie van een nieuwe ICT-werkomgeving en bevordert de gebruikerservaring van zorgprofessionals. Het is een cultuur ‘dingetje’.
Wat levert adoptie op?
De belangrijkste voordelen van adoptie zijn tijdwinst tijdens de digitale transformatie en enthousiasme onder de zorgprofessionals.
Adoptieprogramma
Een goed adoptieprogramma gaat uit van de technische en menselijke aspecten van een digitale transformatie. Het is bovendien een continu-programma.
Adoptieteam
In het adoptieteam zit een brede vertegenwoordiging van zorgprofessionals uit de organisatie, van digi-starters tot enthousiaste ambassadeurs.
Adoptie as a Service
Gebruikersadoptie is, naast een vlekkeloze technische onboarding, dé hoeksteen voor het langetermijnsucces. Met de QuickScan inventariseren we de impact van een nieuwe digitale werkplek op de dagelijkse werkzaamheden van zorgmedewerkers. Bovendien kunnen we hier een fors deel van de tijdwinst boeken die nu vaak onderbelicht blijft. Veel zorgorganisaties missen namelijk het inzicht in hoeveel procent van de medewerkers een digi-starter is of digi-stress kent. De QuickScan laat precies zien welke adoptiethema’s op het kritieke pad liggen.
De QuickScan levert de bouwstenen voor het adoptieproces. Die vullen we aan met de ruime ervaringen met eerdere adoptietrajecten. Groot voordeel is dat we gezamenlijk vanaf start van de transitie veel meer zicht hebben op wat de verwachtingen zijn vanuit de gebruikers en wat hun (ICT) volwassenheidsniveau is. Daardoor zijn wij sneller in staat om op basis van de resultaten uit de Quickscan (bij) te sturen binnen het transitieteam en/of beheerorganisatie. Daar plukken we allemaal vanaf begin van de samenwerking de vruchten van.
Zo bouwen wij mee aan de toekomstige zorgorganisatie:
- Starten en denken vanuit de zorgprofessionals en medewerkers in de zorg
- Versterken van de digitale transformatie
- Medewerkers helpen (samen)werken op de moderne (hybride) werkplek
- Support verlenen bij aanleren digitale vaardigheden
- Stimuleren positieve houding en vanzelfsprekend gedrag
- Verhogen adoptievermogen (doel: continu verbeteren)
- Stapsgewijs een wendbare mindset introduceren
- Waar mogelijk nieuwe skills aanleren (bijvoorbeeld Design Thinking)
Bij adoptie is empathie opbouwen en verbinding maken de sleutel tot succes.
Werken met persona’s? Goed idee, maar stop mensen niet in een hokje!
Werken met persona’s is een bekend systeem, maar het heeft ook zijn nadelen, omdat je iedereen in een hokje stopt. En kom daar nog maar eens uit! Beter is de methode om met verschillende tests scores naast elkaar te zetten en dan te bepalen voor hoeveel % je van elk van de persona’s bent. Want uiteindelijk is iedereen wel eens een digi-starter!
"Ik moet zeggen dat de migratie een groot succes was, mede door het adoptietraject dat we al in het ontwerpproces zorgvuldig hadden meegenomen."
Jacco Vooijs is ICT Manager van Magentazorg
Van “Dat is niks voor mij!” naar “Dat ga ik doen!”
Het adoptieprogramma in 6 stappen
1. Besluit
Op het moment dat een organisatie besluit om de ICT deels of geheel aan te passen (bijvoorbeeld overstappen op ‘werken in de cloud’), start het adoptietraject. Zo creëren we bijtijds een goed draagvlak met een adoptieteam dat bestaat uit afvaardigingen uit alle lagen en disciplines van de organisatie. Het voelt dan veel comfortabeler en niet confronterend om, met een scan, vast te stellen wie digistarter is of wie digistress heeft.
2. Quickscan
De QuickScan inventariseert de impact van een nieuwe digitale werkplek op de dagelijkse werkzaamheden van zorgmedewerkers en welke (adoptie)thema’s op het kritieke pad liggen. In een aantal 1:1 of 1:n gesprekken met de opdrachtgever en stakeholders schetsen we een eerste beeld van de technische en functionele implementatie, het verandervermogen in de zorgorganisatie en de adoptie in de zorgorganisatie. In een kort tijdsbestek vertalen we aannames naar inzichten en ideeën naar praktische adviezen. Hieruit rollen concrete vervolgacties.
3. Adoptieplan
Het resultaat van de Quickscan werken we uit in een adoptieplan met daarin een adoptieprogramma op persoonlijk niveau. Als zorgorganisatie moet je medewerkers immers de tijd en ruimte geven om ze de digitale mogelijkheden en de veranderingen in de manier van werken eigen te laten maken. Zorgmedewerkers begeleiden wij over een periode van drie tot zes maanden totdat zij (on)bewust bekwaam in de mogelijkheden van hun moderne digitale werkplek zijn.
4. Digicoaches
Een digicoach is een zorgprofessional die de taak heeft om zijn/haar collega’s te ondersteunen in het vergroten van hun digitale vaardigheden. Digicoaches helpen zorgorganisaties digitaal bekwaam te worden. Dat doen zij door continu aandacht te geven om de nieuwe manier van werken te borgen in de dagelijkse werkzaamheden van zorgmedewerkers. Onze verandermanagers helpen daarbij door reflectie, intervisie en feedforward te geven aan de digicoaches en adoptiecoaches van de organisatie.
5. Doorlopend programma: AaaS
Innovaties op gebied van eHealth, Artificial intelligence en inzet van apps komen in een rap tempo en in veelvoud op de markt. Adoptie houdt dan ook niet op bij het uitvoeren van een technische transitie, maar is een ongoing proces dat vraagt om in een bepaalde frequentie veranderprogramma’s te ontwikkelen. We noemen het daarom ook wel AaaS: Adoptie as Service. We blijven u begeleiden zolang daar behoefte aan is.
6. Vier de korte termijn resultaten
In een digitale transformatie zetten we veel kleine stapjes en voeren we continu veranderingen door. Wij laten de resultaten hiervan niet ongemerkt voorbijgaan, ook niet de kleine, minder opvallende resultaten. Successen vieren is de brandstof en persoonlijke motivatie voor de verandermotor in een zorgorganisatie. Veranderen is een feestje als je laat zien wat het oplevert. Het motiveert de zorgmedewerkers én de cliënten en patiënten.
Sneak preview trainingsfilmpjes Adoptie
Met onze partner Quality Mentor hebben we een serie van 14 filmpjes gemaakt voor online Adoptie-trainingen. Hieronder laten we er drie zien om u een indruk te geven van de mogelijkheden voor uw eigen organisatie. Andere onderwerpen zijn o.a. Break Out Rooms, Notificaties in Teams, Phishing, E-mail en mobiele apparaten.
Wachtwoorden
Werken op locatie
Veilig social media gebruik
Meer weten over ICT-adoptie in de zorg?
Waarom wij de betrouwbare ICT-partner zijn die u zoekt
Als u alle partijen gesproken heeft, moet de knoop worden doorgehakt. Uiteindelijk gaat het toch om gevoel. De technische oplossingen verschillen meestal niet veel, de cloud, en de kosten over het algemeen ook niet. Dan komt het aan op vertrouwen: wie gaat u helpen die volgende stap te zetten? Dat is wat we elke keer weer horen. Het vertrouwen dat wij al van vele zorgorganisaties hebben gekregen: “Jullie begrijpen waar wij mee bezig zijn, wat het betekent om in de zorg te werken. Een printer die het niet doet, lijkt iets kleins, maar kan levensbedreigend zijn. Daar zijn de mensen van RAM-IT zich bewust van.”
"Partnership is niet iets alleen van ICT-leveranciers. Als afnemer heb je daar ook heel veel profijt van. Wij in ieder geval wel."
Neem contact op of beluister onze podcast over Adoptie.
Meer weten? Lees onze blogs en cases.
Martine Hauwert in gesprek met Ed Zelvoort, Projectleider RAM-IT en Marc Verhoeven, ICT-regisseur bij Magentazorg over ‘Adoptie van nieuwe ICT-functionaliteit in de zorg’.
Een blog over vertrouwen op digitale mogelijkheden, over digicoaches en dat het belangrijk is om ook kortetermijnresultaten met iedereen te vieren. Veranderen is wel een feestje als je laat zien wat het oplevert!
In deze case Magentazorg, een VVT-organisatie met 1700 medewerkers: “Een livegang kan een janboel worden of een feest. Bij ons werd het een groot feest.”
Referenties
