“De RAM-IT Projectaanpak, ook voor een corona-spoeduitrol”
De HAP in Schiedam is voor hun crisiscentrum uitgeweken naar het sportcentrum in de stad waar zij “partytenten” hebben geplaatst om patiënten te onderzoeken. In eerste instantie gaat het om vijf werkplekken, maar er staan totaal twaalf onderzoekstenten klaar voor het geval zij moeten opschalen. Dan zijn daar natuurlijk ook werkplekken voor nodig. Hoe zien onze processen er nu uit voor een situatie als deze?
Voor elke projectmatige opdracht hanteren wij de RAM-IT Projectaanpak. Dus ook voor Corona-spoedverzoeken. Ten eerste omdat we zo alle werkzaamheden gestructureerd en uniform blijven uitvoeren. Ten tweede omdat zo andere werkzaamheden toch in beeld blijven, ondanks de verhoogde snelheid van uitvoering en gewijzigde prioriteiten. In Schiedam stuur ik het proces aan.
Ter illustratie schets ik kort hoe wij fasegewijs te werk gaan bij deze Corona-spoeduitrol.
Initiatiefase
Stap 1 is dat we alle administratieve stappen doorlopen voor de uitvoer van het project. Hierna bezoek ik de klant om op locatie een site survey uit te voeren. Ik analyseer de gehele klantomgeving en bepaal de mogelijkheden om onze standaard dienstverlening uit te rollen op deze (nieuwe) locatie. De verkregen informatie leg ik vast in een document voor de volgende projectfasen.
Pre-Transitie fase
Vervolgens bereiden we de transitie, de live-gang voor. We kopen apparatuur in, configureren werkplekken en andere hardware, stemmen onze werkzaamheden af met leveranciers van de klant en op locatie (telefonie, internet) en testen de klantomgeving in de testomgeving van RAM-IT.
HAP Schiedam werkt met de applicatie CGM Call Manager, software die alle processen voor centrale doktersposten afhandelt. Met ons cloud-platform eCumulus richten we de laptops als werkplek in. Call Manager maakt dan vanuit de laptop verbinding met de applicatie die draait in ons datacentrum.
Transitiefase
Na aankomst op de lege* klantlocatie voeren we de daadwerkelijke uitrol van de omgeving uit. Vervolgens testen artsen en de overige zorgverleners de omgeving: werkt de UZI pas, kun je inloggen, printen de printers? Na hun akkoord dragen we de omgeving over aan de zorgverleners.
* Ik zeg met nadruk een lege klantlocatie, omdat we hier nog in een “schone” omgeving werken en we geen beschermende maatregelen tegen corona hoeven te treffen.
Nazorgfase
Na de transitie leveren wij nazorg aan de zorgverleners. De verantwoordelijke persoon bij onze opdrachtgever kan mij direct benaderen voor versnelde afhandeling, mocht iets nog niet geheel goed werken. Na de nazorgfase gaat de klantomgeving over naar de beheerfase, verzorgd door onze beheerorganisatie.
Als ik weer in de auto stap…
Het lijkt een routine, en dat is het ook, maar door onze strakke interne organisatie, helderheid over afspraken en echte vakkennis, kunnen we in noodsituaties een proces als dit snel en gestructureerd uitvoeren. Binnen 24 uur of zelfs binnen 12 uur.
Wanneer alles functioneel werkt, de klant akkoord geeft en ik weer in de auto stap, realiseer ik mij hoe goed we de zaken voor elkaar hebben. Ik ben trots op ons team.
Meer posts over zorg & ICT in corona-tijden
- #1 – 16 maart, 8:00 uur Leiderdorp: “Binnen 24 uur MOET alles draaien.”
- #2 – 20 maart, 8 uur uur Delft: “Van voetbalkleedkamer naar corona crisis-spreekkamer”
- #3 – 16 maart, 20 uur uur Apeldoorn: “IF … THEN … ELSE…”
- #4 – 28 maart, Utrecht: “Video-bellend hebben we een printer geïnstalleerd”
- #5 – 21 maart, 16 uur Schiedam: “Een strak georganiseerd proces”
- #6 – 19 maart, Tilburg: “Bewoners waren ontroerd toen ze konden videobellen met familie”
- #7 – Zorg & ICT in bijzondere tijden
- #8 – 23 maart, Delft: “Voetbalkleedkamer afgekeurd! Kunt u het crisiscentrum met spoed verhuizen?"
